Rozmowa rozwojowa

Budowanie relacji i komunikacja z pracownikiem

Zalety rozmowy rozwojowej

Kto lubi być oceniany…? Jednym z bardziej złożonych zagadnień dotyczących tak zwanych Zasobów Ludzkich jest przeprowadzenie ocen okresowych w pracy. Temat ten budzi wiele kontrowersji zarówno na etapie planowania systemu, jak i wdrażania. Opinie o wartości ocen okresowych rozciągają się na continuum: od zagorzałych przeciwników (np. Edward Deming), po umiarkowanych (Jack Welch) i gorących zwolenników (wiele firm amerykańskich). Zatem: stosować, czy nie stosować system ocen okresowych w firmie? A może da się znaleźć w firmie taką opcję przeprowadzania procesu ewaluacji pracowników, aby uczynić go z jednej strony maksymalnie bezbolesnym, a z drugiej umożliwić wykorzystanie wszystkich szans, jakie taka rozmowa niesie?

Dwie sprawy warte są podkreślenia już na wstępie. Po pierwsze, wydaje mi się, że ważne jest nazewnictwo w całym procesie oceniania. Język może kreować rzeczywistość. Dlatego lepiej mówić o „rozmowie rozwojowej”, niż „ocenie pracy”. I po drugie, co jest związane z pierwszym, podstawą spotkania osoby oceniającej i ocenianej jest dialog nastawiony na rozwój pracownika i organizacji. Dialog i rozwój – to kluczowe słowa w rozmowie. Chociaż tak zwane „ośrodki rozwoju” mają wspierać ludzi w rozwijaniu się, zaś „ośrodki oceny” służą podejmowaniu decyzji związanych z przyjmowaniem do pracy, selekcją, awansowaniem, to jednak w praktyce organizacyjnej to rozróżnienie nie musi być ostre, a granice między nimi mogą się zacierać. Korzystnym rozwiązaniem może być też naprzemienne stosowanie rozmów: oceniającej i rozwojowej, np. co kwartał.

Trzeba jeszcze przypomnieć, że rozmowa rozwojowa nie powinna być pojedynczym wydarzeniem w roku. To wpleciona w cały system spotkań rozmowa podsumowująca całoroczną współpracę.

Można wyróżnić wiele celów przeprowadzania rozmowy rozwojowej. Ich ilość i korzyści z nich płynące przemawiają za stosowaniem systematycznych rozmów rozwojowych w firmie.

1. Dokładniejsza diagnoza. Można dokładniej zdiagnozować wydajność, efektywność, skuteczność pracowników.
2. Identyfikacja silnych i słabych stron przez pracownika. Dobrze przeprowadzona ocena pomaga pracownikom identyfikować obszary głównych trudności i ułatwia znalezienie sposobów poprawy działania.
3. Pełniejszy rozwój. Dzięki ocenie i rozmowom wspomagającym łatwiej będzie można kształtować ścieżki kariery pracowników, rozwijać talenty, minimalizować słabsze strony ich funkcjonowania w organizacji.
4. Rozumienie zadań. Ułatwiamy zrozumienie przez pracowników zadań i norm pracy.
5. Większa aktywność. Zakładamy, że dzięki motywacyjnie przeprowadzonej rozmowie pracownicy będą z większą energią i chęcią wykonywali swoje zadania.
6. Motywacja. Dialog pomiędzy oceniającymi, a ocenianymi może być elementem pakietu motywacyjnego w firmie.
7. Lepsza alokacja zasobów materialnych. Na podstawie oceny można będzie przyznawać wynagrodzenia, premie. Łatwiej połączyć efektywność pracowników z ich płacą, gdy istnieje bezpośrednio udokumentowany związek między wynikami oceny, a wysokością premii czy nagrody.
8. Lepsza alokacja zasobów niematerialnych. Można dokładniej zastosować „wzbogacenie pracy”, zwiększać lub zmniejszać zakresy obowiązków, przeprowadzać efektywniej awanse w firmie.
9. Diagnoza relacji międzyludzkich w organizacji. Dzięki otwartej, szczerej rozmowie można zdiagnozować jakość relacji międzyludzkich w organizacji, departamencie, zespole.
10. Budowanie relacji w pionie. Może zwiększyć się zrozumienie pomiędzy kadrą kierowniczą i pracownikami.

Już na tym etapie, uzasadniania sensowności i celowości przedsięwzięcia, warto uświadomić sobie, co jest istotą w rozmowie rozwojowej: Istotą rozmowy rozwojowej jest dialog przełożonego z pracownikiem. Rozmawiać, rozmawiać, rozmawiać! I oczywiście – robić!

Przygotowanie do rozmowy rozwojowej w firmie

Nadchodząca rozmowa z menedżerem, zwłaszcza związana z oceną jego pracy i planowaniem rozwoju pracownika mogą budzić w nim silne emocje. Menedżer, przygotowując się do rozmowy, powinien przeanalizować jakie:

Rozmowa naprawdę rozwojowa ma być dopingiem dla pracownika. Dopingiem do dalszego wykorzystywania jego talentów, do większej kreatywności, wykorzystywania silnych stron. Motywująca rozmowa rozwojowa z pracownikiem ma konstruktywny przebieg i buduje zaufanie pracownika do menedżera i firmy. Składowe takiej rozmowy będą również odpowiadać na pozytywne oczekiwania pracownika. Oto możliwe oczekiwania pracowników wobec systemu ocen okresowych, bazujące na poszanowaniu partnerskich relacji w firmie:

Dobrze byłoby, gdyby takie oczekiwania ludzi w firmie spotkały się z adekwatną postawą osoby oceniającej. Jednakże zdarza się, że w firmie panuje mniej pozytywne atmosfera i konstruktywne relacje. Wówczas ten akronim ma niestety i inny kod:

W powyższym modelu negatywnym użyto nie autorskiego języka, ale zasłyszanego w firmach. Aby uniknąć negatywistycznego myślenia pracowników, osoby wdrażające system powinny sobie uświadomić już przed rozmową rozwojową, czy działania organizacji umożliwiają poszczególnym pracownikom osiągnięcie zadowolenia z pracy?

Czy w zadaniach wyznaczone są pracownikowi jasne cele do osiągnięcia i sprecyzowane jasne oczekiwania?
Czy pracownik ma do dyspozycji narzędzia i materiały, potrzebne do prawidłowego wykonania zadań?
Czy pracownik ma możliwość wykonania tego, co potrafi najlepiej.
Czy pracownik ma przekonanie, że z zadaniami można się uporać?
Czy pracownik jest regularnie doceniany werbalnie za swoją pracę.
Czy pracownik ma poczucie kontroli własnych działań?
Czy pracownik wykazuje zdolność koncentracji na zadaniu?
Czy pracownik uzyskuje informację zwrotną o własnych działaniach?
Czy pracownik jest głęboko zaangażowany w wykonanie zadań?
Czy w pracy liczy się jego zdanie?

Czy takie podejście rozwojowe można między bajki włożyć, czy spotyka się je w niektórych firmach? Gdyby miało ono miejsce w naszym życiu, tydzień pracy można by zaczynać od zawołania:

„Nareszcie poniedziałek!”.

Rozmowa rozwojowa

1. PRZYGOTOWANIE.
   • Zbierz jak najwięcej informacji o pracowniku i jego sytuacji w firmie; zapoznaj się z opisem stanowiska pracy i jego wymaganiami.
   • Skoncentruj się szczególnie na talentach do rozwinięcia i problemach do rozwiązania.
   • Zaplanuj poszczególne etapy rozmowy. Przygotuj do każdego etapu użyteczne pytania.
   • Zadbaj o właściwe warunki spotkania:
   • Wybierz i zarezerwuj ciche, spokojne, bezpieczne miejsce. Powiadom o nim pracownika wcześniej.
   • Wybierz czas odpowiedni zarówno dla Ciebie jak i pracownika. Zarezerwuj co najmniej pół godziny czasu na rozmowę.
   • Zadbaj, żeby podczas rozmowy nikt Wam nie przeszkadzał.
2. WSTĘP
   • Zbuduj przyjazną atmosferę. Przygotuj przyjazne tematy wstępne.
   • Podaj powód rozmowy (rozmowa rozwojowa).
   • Zdefiniujcie wstępnie cele rozmowy.
   • Określ szacunkowo czas rozmowy.
   • Podkreśl ważność rozmowy.
   • Przedstaw najważniejsze punkty, jakie macie z pracownikiem zrealizować podczas rozmowy.
3. CZĘŚĆ ZASADNICZA ROZMOWY
   • Przeanalizuj fakty, jakie są omawiane podczas rozmowy.
   • Zadbaj o to, aby interpretacje faktów dokonały obydwie strony.
   • Aktywnie słuchaj. Pytaj! Ilość pytań – to ważny miernik w rozmowie.
   • Empatycznie słuchaj. Obserwuj mowę ciała, strukturę rozmowy, tematy poruszane przez rozmówcę ze szczególnym zaangażowaniem!
   • Mów o celach firmy. Bądź stanowczy w kwestiach zasadniczych, np. gdy mowa o misji, wartościach, strategii firmy.
4. ZAKOŃCZENIE
   • Podsumuj rozmowę.
   • Ustal z pracownikiem konkretne talenty do rozwinięcia i problemy do rozwiązania.
   • Porozmawiaj z pracownikiem na temat przyszłości i jego rozwoju w firmie.
   • Wpiszcie do formularzy uwagi, zadania, cele rozwojowe (konkretnie, mierzalnie, ambitnie, adekwatnie do stanowiska pracy, określone w czasie).

Talent to szczególna, naturalna zdolność lub „predyspozycja” osoby. Talent, to każdy powtarzający się wzorzec myślenia, odczuwania lub zachowania, który może znaleźć pożyteczne zastosowanie. „Dociekliwy”, „kreatywny”, „wytrwały”… to przykłady opisów talentu. Weź sobie do serca dwa ważne założenia:

1. Talenty każdej osoby są trwałe i wyjątkowe.
2. Największa przestrzeń do rozwoju każdej osoby, to obszar jej najsilniejszych stron!

Rozwijaj talenty w sobie i w innych ludziach. Taki jest aktualny trend na rynku pracy – bardziej zwracać uwagę na silne strony pracownika, niż na słabsze.