Menedżer jako facylitator
Czym jest facylitacja?
Facylitację można określić jako pomaganie grupie w osiąganiu wyjątkowych wyników, czyli proces, w którym jedna osoba pomaga innym w realizacji zamierzonych celów i podnosi jakość wspólnej pracy. Ingrid Bens w swojej książce „Facilitating with Ease” określa facylitację jako „sposób na dowodzenie bez przejmowania sterów”.
Efektywna facylitacja ma miejsce wtedy, gdy pomagamy grupie skoncentrować się na celu, w taki sposób, aby był jasno określony i jednakowo przez wszystkich rozumiany, a przez to umożliwiał grupie efektywną pracę. Wiadomo, że każdy z nas jest inny, a różne osobowości i różne zachowania wywołują trudne sytuacje. Poprzez koncentrację na współpracy, na osiąganiu wyników, facylitator pomaga ludziom lepiej angażować się w dyskutowane zagadnienia i jednocześnie lepiej rozumieć wzajemne różnice w punktach widzenia, a to wszystko w spokojnej atmosferze, bez napięć i konfliktów.
Korzyści facylitacji wynikają z faktu, że grupa, aby pracować efektywnie, potrzebuje ustrukturyzowanej formy czyli procesu oraz umiejętności zarządzania tym procesem, czyli facylitacji. Tony Mann, w swojej książce „Facilitation – an art, science, skill or all there?”, bardzo dokładnie tłumaczy różnice miedzy myśleniem zadaniowym, do którego jesteśmy przyzwyczajani w życiu, a myśleniem procesowym, które jest charakterystyczne dla pracy facylitatora.
Określenie zadań grupy, celów do osiągnięcia, oczekiwanych rezultatów.
Określenie i wybranie odpowiedniego procesu.
Wykorzystanie wiedzy, umiejętności i energii wszystkich członków grupy, w sposób najbardziej efektywny.
Różnice między rolą facylitatora, menedżera i lidera
Facylitacja to nowa kompetencja, którą w organizacjach zaczynają wykorzystywać osoby w różnych rolach, w szczególności na stanowiskach kierowniczych. Środowisko pracy zmienia się coraz szybciej, a procesy i modele facylitacji powstały jako działania ściśle związane z procesami zmian. Rozwijanie kompetencji facylitacji przez aktywnie działających menedżerów i przywódców złożonych zmian organizacyjnych pomaga im efektywniej zarządzać różnorodnymi wyzwaniami i przewodzić w trudnych sytuacjach.
Profesjonalny facylitator może pomóc zarówno indywidualnym pracownikom, jak i całym grupom w podnoszeniu efektywności ich wspólnej pracy. Osoby zarządzające, pracujące w roli facylitatorów i doświadczone w procesach zmian, świetnie wspierają grupy w dobrym definiowaniu celów, zapewniają spokój i bezpieczne środowisko pracy oraz wykorzystują na bieżąco znane metody radzenia sobie z trudnymi sytuacjami w firmie. I tak warto przyjrzeć się, czym różni się rola lidera (przywódcy) od roli facylitatora, uwzględniając przy tym również ważne w praktyce kompetencje zarządcze typowego menedżera.
Pełniąc różne role w różnych sytuacjach menedżer powinien pamiętać, aby nie zmieniać swojej pozycji bez uzasadnienia, bo to utrudnia realizację zadań. W praktyce często widzimy jak osoba, niedoświadczona w roli facylitatora, w czasie prowadzonego spotkania zbyt często zmienia swoją rolę, szczególnie, kiedy grupa zaczyna iść w nowym, wcześniej nieplanowanym kierunku. Niestałość przyjmowanej roli na danym spotkaniu podważa pozycję prowadzącego i zaufanie do niego grupy. Jako praktyczną wskazówkę warto przyjąć zasadę, że przyjmujemy jedną rolę w określonej sytuacji, w czasie prowadzonej narady czy też warsztatu. Warto też posłużyć się poniższą tabelką analizując, jaką tym razem, do wykonania określonego zadania, rolę potrzebujemy przyjąć.
Rola lidera, menedżera i facylitatora
| Lider / Przywódca | Menedżer / Kierownik projektu | Facylitator |
|---|---|---|
| zajmuje się wykonywaniem prawidłowych zadań, | zajmuje się prawidłowym wykonywaniem zadań, | zajmuje się pomaganiem innym w wykonywaniu zadań, |
| przyjmuje długofalową perspektywę, | przyjmuje bieżącą perspektywę, | pomaga określić perspektywę, |
| koncentruje się na pytaniach „Co?” i „Dlaczego?” | koncentruje się na pytaniu “Jak?” | pomaga ludziom koncentrować się i wyjaśniać bieżącą sytuację, |
| myśli w kategoriach innowacyjności, rozwoju i przyszłości, | myśli w kategoriach administrowania, utrzymania i sytuacji bieżącej, | pomaga ludziom zastanawiać się i komunikować swoje przemyślenia, |
| przygotowuje wizję i kierunki, | przygotowuje plan i kolejne kroki, | pomaga ludziom określić znaczenie przyjętego kierunku oraz działać w odpowiednim tempie, |
| oczekuje, że pozostali zareagują i podążą za nim, | oczekuje, że inni wywiążą się ze swoich zadań, | oczekuje, że inni zaangażują się w proces, |
| odwołuje się do potrzeb i marzeń, | monitoruje ograniczenia i określa granice, | pomaga innym nadać znaczenie marzeniom i potrzebom, mobilizując do pracy adekwatnej do możliwości każdego, |
| oczekuje od innych realizowania wizji, | oczekuje od innych realizacji misji i celów, | pomaga innym w określeniu wspólnej wizji, misji i celów, |
| pobudza innowacyjność. | pobudza stabilizację. | pomaga ludziom reagować na to, co nowe i na to, co się zmienia. |
R.Weaver , J.Farrell
Rola facylitatora szczególnie dobrze jest widoczna w sytuacjach inicjowania lub zarządzania zmianami w organizacji. Mogą oni, pracując z grupami, wywierać znaczący wpływ na proces poprzez identyfikowanie nowych kryteriów, wynikających z przeprowadzonej analizy pola sił i wspierając grupy w uważnej analizie kluczowych czynników sukcesu, co może znacząco oddziaływać na kryteria przyjęte na innych poziomach prowadzenia procesu zmiany. Ale to wymaga większego zagłębienia się w specyfikę tematu zarządzania zmianą.